Adjuntar documentació prèvia a visites externes
Quantes vegades els nostres convidats ha perdut temps a la nostra recepció emplenat formularis, polítiques de privadesa, etc.? O quantes vegades ens han trucat perquè no saben a quin espai de la nostra empresa han d’anar?
Amb l’objectiu d’evitar pèrdues de temps, Hybo ha integrat l’opció d’adjuntar documentació a la reserva i gestió de visites externes.
Amb aquesta nova solució, quan el teu equip efectuï una convocatòria de reunió per a personal extern amb Hybo, els seus convidats rebran tota la documentació que el convocant vulgui, com a formularis, polítiques de privadesa, documentació d’entrada, accessos, DNI, etc.
Els documents es poden signar digitalment, rebent posteriorment l’amfitrió els documents emplenats. D’aquesta manera, s’agilitza l’entrada al dia de la convocatòria i els seus convidats no hauran de perdre temps a la recepció, ja que a la base de dades de la teva empresa ja tindran els documents emplenats.
Actualment, a causa de la pandèmia, aquesta integració és de gran ajuda per informar dels protocols i les restriccions a l’interior de cada empresa.
Aquesta nova integració atorga avantatges en la gestió de visites externes
Temps:
Ni tu, ni els teus visitants, perdreu temps per poder fer la reunió establerta.
Espai:
Aquesta eina permet reservar sales de reunions i places d’aparcament per als teus convidats, els quals rebran tota la informació per correu electrònic.
Econòmic i ecològic:
Amb aquesta integració ja no necessitareu cap llibre de registre ni imprimir documentació prèvia a la visita.
Notificacions:
Rebre notificacions de reserves fora de l’aplicació permet disposar de diferents canals de comunicació per als empleats i per a tercers.
Personalitzable:
La documentació també es pot enviar utilitzant portals o núvols de la teva pròpia organització.